1.1 En quoi consiste le Programme d'aide financière aux participants?

Description du programme

Le Programme d'aide financière aux participants (PAFP) favorise la participation du public et des groupes autochtones aux évaluations environnementales menées par l'Agence, par une commission d'examen et par une commission d'examen conjoint en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (2012) (LCEE 2012).

La LCEE 2012 établit les rôles, les responsabilités et la marche à suivre pour les évaluations environnementales. Aux termes des articles 57 et 58 de la LCEE 2012, l'Agence est tenue d'établir un programme d'aide financière aux participants afin de faciliter la participation du public aux évaluations environnementales qu'elle mène ainsi qu'aux évaluations environnementales qui ont été renvoyées à une commission d'examen.

Les particuliers, les groupes autochtones et les organismes sans but lucratif constitués en personne morale qui souhaitent participer à une évaluation environnementale peuvent demander de l'aide financière. L'aide financière est offerte pour appuyer les possibilités de participation affichées sur le site Web de l'Agence ou décrites dans les plans de consultation auprès des Autochtones établis pour le projet. Parmi les activités admissibles, mentionnons l'examen des documents techniques décrivant les effets environnementaux prévus du projet ainsi que les mesures visant à empêcher ou à réduire ces effets, ainsi que la formulation de commentaires sur ces documents.

Les demandeurs peuvent se prévaloir de l'une ou l'autre des catégories d'aide financière suivantes du PAFP.

• L'aide financière régulière offre une aide financière aux particuliers, aux organismes sans but lucratif constitués en personnes morales et aux groupes autochtones pour leur permettre de se prévaloir des possibilités de participation publique offertes durant les évaluations environnementales menées par l'Agence, par une commission d'examen ou par une commission d'examen conjoint.
• L'aide financière autochtone fournit une aide financière aux groupes autochtones pour leur permettre de se préparer et de participer aux activités de consultation auprès des Autochtones ainsi qu'aux occasions de participation publique liées aux évaluations environnementales menées par l'Agence, par une commission d'examen ou par une commission d'examen conjoint.

Note : L'aide financière autochtone permet le remboursement des frais pour les mêmes activités que l'aide financière régulière, en plus des activités de consultation des Autochtones. Par conséquent, les groupes autochtones qui reçoivent des fonds de l'aide financière autochtone pour un processus d'évaluation environnementale particulier n'ont pas droit aux fonds de l'aide financière régulière pour le même processus.

Limites de l'aide financière

L'Agence reçoit un budget annuel fixe pour administrer le PAFP. Le PAFP est donc administré de façon à pouvoir offrir une contribution financière équitable à tous les demandeurs admissibles. L'Agence n'est pas en mesure d'absorber tous les frais engagés et elle invite les participants à chercher d'autres sources d'aide financière ou d'aide en nature.

Avantages de la participation

La participation efficace permet de prendre en compte, durant le processus fédéral d'évaluation environnementale, les préoccupations liées aux effets qu'un projet pourrait avoir sur l'environnement, les peuples autochtones et sur les droits ancestraux ou issus de traité existants ou potentiels.

La participation efficace peut :

• offrir aux particuliers et aux organismes intéressés l'occasion de contribuer à la planification des projets qui sont susceptibles d'avoir des répercussions sur leur milieu;
• permettre aux promoteurs et à l'Agence de mieux comprendre les intérêts et les préoccupations du public à l'égard des effets environnementaux d'un projet et d'y répondre;
• aider à cerner et à prévenir ou à atténuer la possibilité d'effets négatifs sur l'environnement en soumettant les connaissances de la collectivité et le savoir traditionnel des Autochtones qui peuvent être appliqués dans l'évaluation environnementale;
• éclairer le processus d'évaluation environnementale et les décisions qui en découlent.

Le PAFP permet de concrétiser ces avantages.

1.2 Quand l'aide financière est-elle offerte?

Disponibilité de l'aide financière

L'aide financière aux participants est offerte quand un projet fait l'objet d'une évaluation environnementale menée :

• par l'Agence;
• par une commission d'examen;
• par une commission d'examen conjoint.

Aide financière aux participants pour une évaluation environnementale menée par l'Agence

Les projets décrits dans le Règlement désignant les activités concrètes peuvent nécessiter une évaluation environnementale. L'Agence doit décider si une évaluation environnementale est requise au plus tard 45 jours suivant l'affichage, dans le site Internet du Registre canadien d'évaluation environnementale d'un avis de réception d'une description de projet du promoteur comportant des renseignements suffisants. Si tel est le cas, l'Agence entreprend l'évaluation environnementale.

Le processus d'évaluation environnementale commence par une période de commentaires sur les Lignes directrices provisoires relatives à l'étude d'impact environnemental. Environ trente (30) jours après la clôture de la période de commentaires sur les Lignes directrices provisoires relatives à l'étude d'impact environnemental, l'Agence annoncera que de l'aide financière est disponible et elle indiquera comment en faire la demande.

L'aide financière aux participants pour l'évaluation environnementale menée par l'Agence sert à faciliter :

• l'examen du résumé de l'étude d'impact environnemental ou de l'étude d'impact environnemental produit par le promoteur et à formuler des commentaires écrits à l'Agence;
• l'examen du rapport provisoire d'évaluation environnementale préparé par l'Agence et à fournir des commentaires écrits à propos de ce rapport.

Aide financière aux participants pour une évaluation menée par une commission d'examen

Le ministre de l'Environnement peut renvoyer l'évaluation environnementale d'un projet à une commission d'examen au cours des 60 premiers jours de l'évaluation environnementale. Durant cette période, le processus est lancé comme pour une évaluation environnementale menée par l'Agence, tel que décrit dans la section précédente.

L'Agence annoncera que de l'aide financière est disponible et elle indiquera comment en faire la demande au début du processus d'examen par une commission.

L'aide financière aux participants pour l'évaluation environnementale menée par une commission d'examen sert :

• à examiner l'entente provisoire de la commission d'examen conjoint, s'il y a lieu, et le mandat provisoire et à fournir des commentaires écrits à l'Agence à leur sujet;
• à examiner le résumé de l'étude d'impact environnemental ou l'étude d'impact environnemental produit par le promoteur et à formuler des commentaires écrits à l'intention de l'Agence ou de la commission d'examen;
• à se préparer aux audiences de la commission d'examen et à y participer.

1.3 Qui est admissible?

Particuliers et groupes admissibles

Les particuliers, les groupes autochtones et les organismes sans but lucratif constitués en personne morale (p. ex. les groupes environnementaux et les conseils de bande) peuvent demander de l'aide financière.

Pour être admissibles à l'aide financière aux participants relativement à un projet donné, les demandeurs doivent démontrer qu'ils satisfont à au moins l'un des critères suivants :

• avoir un intérêt direct et local dans le projet, notamment vivre dans le secteur du projet ou y posséder des biens fonciers;
• posséder des connaissances locales ou des connaissances traditionnelles autochtones pouvant être utiles à l'évaluation environnementale;
• vouloir fournir des renseignements spécialisés pertinents sur les effets environnementaux prévus du projet.

Particuliers et groupes non admissibles

Les particuliers, les groupes et les organismes ne sont pas admissibles à l'aide financière du programme s'ils :

• ont un intérêt commercial direct dans le projet;
• représentent un gouvernement autre qu'un gouvernement autochtone.

Les groupes inadmissibles à l'aide financière qui désirent faire valoir leur opinion sur les effets environnementaux du projet peuvent toutefois participer au processus d'évaluation environnementale.

1.4 Quels sont les frais admissibles?

Dépenses admissibles à l'aide financière

Les dépenses ci-dessous sont admissibles dans le cadre du PAFP (pour obtenir de plus amples renseignements sur les dépenses admissibles, voir la section intitulée Description des catégories de dépenses et renseignements justificatifs à l'annexe B du formulaire de demande).

1. Honoraires professionnels
   1. les honoraires professionnels des experts;
   2. les salaires et avantages sociaux du personnel*;
   3. les frais juridiques.
2. Frais de déplacement
3. Honoraires des aînés et offrandes cérémonielles
4. Frais associés à l'administration, à la préparation de rapports, aux fournitures de bureau et aux communications téléphoniques
5. Diffusion de l'information
   1. collecte et diffusion de l'information à l'échelle locale;
   2. location de locaux et de salles de réunion;
   3. publicité et promotion dans les médias.
6. Autre

* La catégorie des salaires et avantages sociaux du personnel englobe les salaires et jusqu'à 20 p. 100 du salaire, en avantages sociaux, des personnes employées afin d'effectuer des recherches et de préparer les documents relatifs à la participation du bénéficiaire, pourvu que :

• la personne ne reçoit pas déjà un salaire du bénéficiaire;
• si la personne reçoit un salaire du bénéficiaire, les fonds servent temporairement à couvrir le coût du remplacement de cette personne afin qu'elle puisse se consacrer à temps plein aux activités liées à la participation du bénéficiaire;
• si la personne reçoit déjà un salaire du bénéficiaire, les fonds servent uniquement à couvrir le temps que la personne consacre à la participation à l'évaluation environnementale ou aux activités connexes de consultation de la Couronne. La personne ne peut pas recevoir de salaire ou un autre revenu direct pendant la période où une aide salariale est demandée à l'Agence.

Afin d'être admissibles au remboursement, tous les frais doivent être attribués à ces dépenses et contribuer directement aux activités décrites dans le plan de travail approuvé (Annexe B de l'entente de contribution).

Activités non admissibles

Le PAFP ne financera pas les activités qui font double emploi avec des services, des études ou des documents écrits qui sont financés par d'autres sources publiques ou privées. Cela comprend l'information préparée par l'Agence, par le promoteur ou, dans le cas d'un examen par une commission, par la commission d'examen.

L'Agence n'offre pas d'aide financière aux participants pour l'examen des Lignes directrices provisoires relatives à l'étude d'impact environnemental et la formulation de commentaires à leur égard.

1.5 Comment fonctionne le Programme?

Détermination du niveau d'aide financière

L'Agence détermine d'abord le montant total de l'aide financière qui sera offerte pour chaque projet en tenant compte des facteurs suivants :

• les effets potentiels du projet sur l'environnement;
• l'ampleur du projet et son emplacement;
• la diversité des questions qui pourraient entrer en jeu dans l'évaluation environnementale;
• le niveau de l'intérêt public dans le projet et ses effets environnementaux;
• les autres sources d'aide financière (le cas échéant).

Communiqué et avis public annonçant l'aide financière régulière (AFR)

Afin d'informer le public de la disponibilité d'une financière, l'Agence publie des avis dans les médias locaux et fait parvenir un communiqué de presse aux médias provinciaux. Le communiqué et l'avis public sont aussi affichés sur le site Internet du Registre canadien d'évaluation environnementale.

Avis de disponibilité de l'aide financière autochtone

L'aide financière autochtone est directement liée aux activités de consultation autochtone de l'Agence associées à un projet. L'Agence informe directement les groupes autochtones concernés de la disponibilité de l'aide financière autochtone. Cette communication se fait parallèlement avec l'annonce d'une aide financière dans le cadre de l'enveloppe de financement régulière.

Date limite de présentation du formulaire de demande d'aide financière

Il faut présenter un formulaire de demande d'aide financière dûment rempli pour être admissible à l'aide financière. Le formulaire de demande est accessible dans le site Web de l'Agence.

La date limite de présentation d'une demande d'aide financière est généralement fixée à 30 jours suivant l'annonce de la disponibilité de l'aide financière.

Seuls les formulaires de demande reçus avant la date limite seront pris en compte.

Comité d'examen de l'aide financière

Un Comité d'examen de l'aide financière (le Comité) examine toutes les demandes d'aide financière et formule des recommandations sur la répartition des fonds au président de l'Agence.

Le Comité examinera les demandes pour déterminer si les activités proposées correspondent aux possibilités de participation du public et aux activités de consultation auprès des Autochtones établies par l'Agence et si les dépenses connexes sont proportionnelles à l'effort ou aux ressources nécessaires pour appuyer ces activités. Le Comité recommandera au président comment les fonds doivent être répartis en se fondant sur cette analyse.

Décision relative à l'aide financière demandée et annonce

Le président de l'Agence prend la décision quant à la répartition de l'aide financière en se fondant sur le rapport et les recommandations du Comité et en tenant compte de tout autre facteur déterminé par l'Agence.

Compte tenu des recommandations du Comité, il se peut que certains demandeurs ne reçoivent pas d'aide financière. D'autres pourraient recevoir un montant inférieur à celui qu'ils demandaient. Peu importe le résultat, les demandeurs peuvent participer à l'évaluation environnementale.

En règle générale, l'Agence informe les demandeurs au plus trois jours après que le président ait pris la décision quant à l'aide financière. Les décisions relatives à l'aide financière sont rendues publiques et un rapport faisant état des recommandations du Comité est envoyé à tous les demandeurs et affiché sur le site Web du Registre canadien d'évaluation environnementale.

Administration de l'entente de contribution

Lorsque l'aide financière est approuvée, l'Agence communique avec le demandeur ou son représentant désigné pour conclure une entente de contribution. Une entente de contribution est un engagement entre l'Agence et le bénéficiaire des fonds qui décrit les obligations de l'Agence et du bénéficiaire des fonds ainsi que les modalités de l'engagement.

L'entente de contribution qui est signée par le demandeur (appelé le « bénéficiaire » dans l'entente) et l'Agence, établit les modalités de l'aide financière et les obligations de tous les signataires. De plus, l'entente de contribution :

• précise les coûts admissibles;
• précise les activités admissibles décrites dans le plan de travail approuvé;
• précise les modalités de paiement;
• précise la date d'entrée en vigueur et la durée de l'entente;
• exige du bénéficiaire qu'il rende compte des fonds publics reçus.

Comme les demandes d'aide financière sont fondées sur des montants approximatifs, un écart maximal de 20 p. 100 dans des catégories de dépenses peut être autorisé. Le bénéficiaire doit présenter une demande écrite accompagnée des pièces justificatives pour modifier les dépenses admissibles originales approuvées à l'Annexe A de l'entente de contribution. La demande doit être approuvée par l'Agence et le montant total demandé ne doit pas excéder le niveau original des fonds approuvés.

Note : Aucun paiement ne sera effectué pour les dépenses admissibles engagées avant la signature de l'entente de contribution par les deux parties.

L'Agence se réserve le droit de vérifier ou de faire vérifier l'état financier des comptes et des ressources du bénéficiaire pour veiller au respect des dispositions de l'entente de contribution.

Administration des paiements

L'entente de contribution comprend des modalités de paiement. L'aide financière peut être versée au bénéficiaire de deux façons, sous forme de paiement provisoire ou de paiement final.

Paiement provisoire : Un paiement provisoire peut être fait après que le bénéficiaire ait engagé des dépenses admissibles en prenant part à des activités de participation publique décrites dans le plan de travail approuvé, mais avant que toutes les activités relatives à sa participation soient terminées. Pour demander un paiement provisoire, le bénéficiaire doit présenter :

• une demande écrite de paiement provisoire;
• les photocopies des reçus ou des factures représentant tous les coûts admissibles qu'il a engagés à ce jour;
• un relevé détaillé des factures ou des reçus justifiant tous les coûts admissibles qu'il a engagés;
• un relevé détaillé portant une signature qui atteste que les factures ou les reçus représentent le coût réel des dépenses engagées.

Paiement final : Une demande de paiement final peut être présentée une fois que toutes les dépenses admissibles ont été engagées par le bénéficiaire. Pour demander un paiement final, le bénéficiaire doit présenter :

• une demande écrite de paiement final;
• les photocopies des reçus ou des factures représentant tous les coûts admissibles qu'il a engagés à ce jour;
• un relevé détaillé des factures ou des reçus justifiant tous les coûts admissibles qu'il a engagés;
• un relevé détaillé portant une signature qui atteste que les factures ou les reçus représentent le coût réel des dépenses engagées;
• une copie du produit livrable final du bénéficiaire, soit les commentaires sur le rapport d'évaluation environnementale, ou un rapport final, un document soumis ou une présentation faite dans le cadre de sa participation au projet.

Si l'Agence estime que les factures ou les reçus fournis ne sont pas suffisamment détaillés pour permettre de déterminer avec assez de précision le type de services rendus, elle demandera au bénéficiaire d'attester par écrit que ces factures ou reçus représentent le coût réel des dépenses engagées et d'expliquer la façon dont ces dépenses sont reliées à la participation du bénéficiaire au processus d'évaluation environnementale.